Kontaktforløb
Emne. Grundlag. Opfølgning · Forløbet.
Forløbet viser en mulig struktur for kontakten uden pris-, tids- eller resultatløfter.
Fire kontakttrin
Fra første emne til mulig opfølgning · Forløbet.
Hvert trin er en praktisk ramme; en opgave opstår kun ved særskilt aftale.
- 01
Beskriv
Skriv hvad henvendelsen drejer sig om.
- 02
Afgræns
Nævn hvad der ligger fast, og hvad der er åbent.
- 03
Del grundlaget
Vedlæg eller beskriv kun de oplysninger, der er relevante.
- 04
Aftal videre kontakt
Hvis dialogen fortsætter, bekræftes næste kontaktpunkt særskilt.
Praktisk afgrænsning
Spørgsmål ved den første kontakt · Forløbet.
Svarene gælder hjemmesidens kontaktvej og er ikke en beskrivelse af en bestemt ydelse.
Skal jeg kende løsningen på forhånd?
Nej. Beskriv emnet og det åbne spørgsmål uden at konkludere på forhånd.
Hvilke oplysninger hjælper?
Kendte rammer, relevante hensyn og hvad du ønsker afklaret.
Må jeg sende personfølsomt materiale?
Nej. Undlad CPR-nummer, bankoplysninger og unødvendige følsomme data.
Hvornår er der en aftale?
Først når begge parter særskilt og skriftligt har accepteret indhold og vilkår.
Saml emnet i nogle få linjer · Forløbet.
Et par linjer er nok til, at direktøren kan vurdere, om der er grundlag for et møde.
Kontaktsporet fra kajen
En præcis henvendelse kan opdeles i fire dele. Først nævnes det konkrete emne uden at antage en løsning. Derefter beskrives den relevante sammenhæng med få sætninger. Tredje del er en tydelig kontaktmulighed, så et eventuelt svar kan finde tilbage til afsenderen. Til sidst kan afsenderen skrive, hvilken afklaring der ønskes. Denne rækkefølge er en hjælp til at skrive, ikke en arbejdsmetode eller et løfte fra selskabet. Hvis spørgsmålet falder uden for selskabets aktuelle område, kan det afklares i den første kontakt.